Solde de tout compte : définition, procédures, comment le calculer ?

Le solde de tout compte fait partie des documents qu’un employeur doit fournir à son employé lorsque celui-ci pour une raison ou pour une autre quitte définitivement l’entreprise. C’est un écrit important que la loi oblige l’employeur à établir quelque soit le type de contrat dans lequel se trouvait le salarié avant son départ puisqu’il a plusieurs impacts sur ces derniers. Cependant de quoi se compose un solde de tout compte et quelles sont ses procédures ?  Comment le calcule t-on ? Découvrez en ces quelques lignes les éléments utiles pour mieux comprendre ce à quoi renvoie un solde de tout compte afin de pouvoir vous même procéder à son calcul.

Définition du solde de tout compte

Le solde de tout compte est un enrégistrement écrit précisant toutes les sommes payées par l’employeur à l’employé dès son entrée jusqu’au au moment de son départ de la structure. C’est une liste des divers composants de la rémunération ainsi que les différentes indemnités versées à l’employé quand il y a rupture du contrat de travail. Il est présenté sous forme d’un reçu et permet de protéger l’employeur contre toute réclamation frauduleuse d’une quelconque somme après le départ de l’employé. L’établissement de ce document incombe à l’employeur et sa remise doit être effective avant que l’employé ne finisse son contrat.

Il doit être donné à tout employé quel que soit son type de contrat( CDD, CDI, apprentissage, essai) quelque soit le motif et la nature de l’interruption du contrat ( licenciement, démission, retraite ou rupture conventionnelle). Il peut lui être remis directement par l’employeur main à main ou par recommandation de letttre au terme du contrat ou le jour où l’employé quitte l’entreprise définitivement.

Les conditions de validité du solde de tout compte

Pour être valable, il faut que le document du solde de tout compte soit bien rédigé et avec précision. Il est indispensable d’y mettre tous les éléments ayant fait l’objet d’une rémunération ou d’une indemnisation. L’utilisation d’un montant global doit être évitée. Les montants relatifs à des droits incertains ou futurs ne sont pas valables. Aussi le solde de tout compte doit avoir obligatoirement l’intitulé  » solde pour tout compte » et être fait sous deux exemplaires dont l’un est pour l’employé et l’autre pour l’employeur. De plus, le reçu du solde de tout compte doit avoir une apposition de la signature de l’employé avec mention de la date à laquelle il a signé le document.

Les sommes doivent être détaillées de façon explicite afin de ne créer aucun contentieux avec l’employé. Dans le cas où le reçu n’est pas précis, il sera interprété en faveur de l’employé même signé. Après signature du solde de tout compte, le salarié a un délai de 06 mois après la date où il a signé pour contester le reçu en cas d’erreur de calcul ou lorsque des sommes ont été omises dans le calcul.

Par contre, si le salarié n’avait pas entre temps signé le reçu ou s’il a émis des réserves alors un délai de 2 ans lui est accordé afin de réclamer son dû.

Ce délai passé, celui-ci ne pourra plus réclamer quoi que ce soit. Cette contestation doit se faire également par écrit recommandé à adresser en personne à l’employeur après la réception et la signature du reçu de tout compte. La lettre doit contenir les raisons de la contestation de manière concise. L’employé peut également dénoncer le reçu même s’il est bien rédigé. Dans ce cas, il contestera plutôt le montant écrit dans le reçu. Au cas où l’employeur refuse de corriger son erreur en versant la somme réclamée à l’employé, ce dernier peut avoir recours aux prud’hommes pour avoir gain de cause.

Si c’est l’employeur qui s’est trompé en versant une somme plus élevée que ce qu’il doit normalement au salarié, il a droit de réclamer le surplus et ce dans un délai de 3 ans maximum.

Le solde de tout compte est composé de différents documents à fournir à l’employé notamment le reçu de tout compte, le certificat de travail, la probabilité de garanties pour prévoyance et aussi pour frais sanitaire, le certificat Pôle Emploi. Le reçu de tout compte doit être dûment signé par l’employé afin d’avoir une force libératoire en ce qui concerne l’employeur.

En outre, il peut arriver que l’employeur soit en retard par rapport à la remise du document de solde de tout compte, le salarié doit lui adresser une lettre en recommandé exigeant un accusé de réception pour que l’employeur puisse se mettre au pas. Après un tel courrier, s’il ne s’est toujours pas exécuté, le salarié peut procéder à la saisine de conseil des représentants des salariés et des employeurs. Le conseil se chargera de forcer l’employeur à envoyer le reçu en lui collant une pénalité qui évoluera sur chaque jour de retard.

Calcul du solde de tout compte selon le type du contrat

Le calcul du solde de tout compte doit se faire en prenant en compte toutes les rémunérations payées. Ainsi le salaire mensuel, les primes annuelles, sur objectif, les heures supplémentaires ou complémentaires, indemnités pour congés payés, de repos, de compensation de préavis, de rupture sont importants. Tout ces éléments doivent être calculés séparément puis mis ensemble dans un unique point.

Les éléments nécessaires pour faire le calcul du solde de tout compte varient  en fonction du type de contrat de l’employé. Ainsi pour un employé en CDI, il faut procéder en faisant la rémunération mensuelle / temps de travail à effectuer multiplié par le temps travaillé. Le résultat sera la rémunération de l’employé concerné. Puis à cela, il faut ajouter les montants des primes annuelles ainsi que des indemnités de congés payés. On fait ensuite une multiplication du résultat trouvé par 12 et on applique un taux indicateur de 10%.

Concernant un CDD, c’est la même procédure juste qu’on y ajoute une prime précarité. Cette prime est la somme des salaires mensuels bruts et des indemnités de congés payés multipliées par 10%.

Pour un contrat professionnel ou d’apprentissage, c’est seulement le temps travaillé du mois du départ qui est considéré. On fait une division du salaire du mois par le temps de travail à effectuer. On multiplie le résultat par le temps travaillé.

Par ailleurs, il faut noter que quelque soit le cas, s’il s’agit d’un licenciement pour faute grave, l’employé ne dispose pas d’indemnité pour préavis. Lorsqu’il s’agit d’une rupture par accord des parties, celui-ci aura l’indemnité de rupture quelque soit son ancienneté dans la structure.

S’agissant d’une démission, la rémunération du temps de travail exécuté pendant le mois du départ et l’indemnité des congés payés sont prises en considération. Il peut avoir une épargne sur salaire, ou une indemnité santé mais toutefois les indemnités en rapport avec l’ancienneté sont exclues.

Traitement d’ordre fiscal du solde de tout compte

Le système fiscal appliqué aux montants payés à l’employé au moment de l’interruption du contrat diffère en fonction de leurs natures. Mais toutes les sommes payées à l’employé sont imposables par l’impôt sur revenu et ce, qu’il s’agisse d’un licenciement, d’une démission, d’un départ pour la retraite, ou d’une rupture par accord des parties…

Par conséquent, les salaires, les indemnités pour préavis, pour congés payés, pour non concurrence, pour rupture du CDD, de fin de CDD et les primes annuelles sont à imposer.  En revanche, les indemnités pour licenciement, pour démission, de retraite et de préretraite ne sont pas imposables donc totalement exonérées.

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