Si l’heure de travail réglementaire est connue de tous, il n’est néanmoins pas rare de vous retrouver au bureau ou à travailler hors du créneau habituel. À cet instant, l’on s’accorde à dire qu’on fait des heures supplémentaires. Le calcul des heures supplémentaires est un sujet auquel le droit du travail accorde une grande importance. Il a donc prévu des lois pour réglementer ce domaine. Cependant, quel est le fonctionnement de ces heures supplémentaires ? Comment procéder à leurs calculs et à quel taux ? Découvrez dans cet article toutes les informations utiles en rapport avec ces lois afin de pouvoir calculer vous même vos heures supplémentaires.
Qu’appelle t-on heures supplémentaires ?
Les heures supplémentaires représentent l’ensemble d’heures de travail exécutées à plein temps dépassant la limite prévue dans la loi c’est à dire après plus de 35 heures par semaine et plus de 1607 heures par an.
Elles sont effectuées sur demande exprès ou tacite de l’employeur. Ces heures doivent être payées par l’employeur dès le moment où elles proviennent de la nature et de la quantité de travail exigé à l’employé. Leurs rémunérations doit se faire par majoration en tenant compte des heures pendant lesquelles l’employé à travaillé.
Le nombre total d’heures supplémentaires que doit effectuer l’employé est de façon générale déterminé par la convention collective. À défaut, il est fixé à 220 heures par an par la loi mais le salarié peut dépasser ce cota s’il a un repos compensatoire en échange.
En Mars 2020, le plafond de ces heures a encore augmenté à 240 h l’an pour chaque agent en ce qui concerne les employés du secteur de la santé publique. Cette limite peut être franchie de façon exceptionnelle en cas d’ une nécessité de continuation du service public ou d’impératifs sanitaires urgentes ( cas de pandémie, sinistre…).
L’ARS ( l’Agence Régionale de Santé) ou le préfet de département doit autoriser cette dérogation avant qu’elle ne soit appliquée. Par ailleurs cette exception est accordée pour un délai limité et seulement pour l’équipe du personnel utile pour prendre en charge les individus.
Tout employé à temps plein peut bénéficier des heures supplémentaires et ce qu’il soit dans un contrat CDD, CDI ou d’apprentissage. Dans la limite prévue dans la loi, l’employeur recours librement aux heures supplémentaires. Mais quand les accords de l’entreprise ne l’ont pas prévu, il doit nécessairement se référer à certaines personnes ou comités. Il s’agit soit du CSE (Comité Social et Économique), soit des représentants de l’ensemble du personnel, ou soit du Comité de la structure afin d’en présenter les conditions exécutoires.
À quel taux se fait le calcul des heures supplémentaires ?
Le calcul des heures supplémentaires se fait à la semaine avec les jours pendant lesquelles l’employé à effectivement travaillé ainsi que des absences jugées comme temps travaillé. Les congés pour formation professionnelle ou individuelle, ceux pour des événements de famille, le repos compensatoire de remplacement… Toutes ces situations d’absence sont qualifiées de temps travaillé. Ainsi, elles doivent être payées comme des heures supplémentaires.
En journée, les heures supplémentaires sont calculées par une majoration de 25% en ce qui concerne les premières 8 heures et de 50% pour celles qui vont suivre. Toutefois, un accord de branche ou une convention, peut fixer un pourcentage supérieur ou même inférieur à ce taux mais en restant dans la limite d’au moins 10%.
Quand il s’agit des heures supplémentaires pour la nuit c’est à dire entre 20 h et 6h du matin, le taux est à 75% mais dans certains domaines tels que l’hôtellerie ou la restauration , il peut être revu en baisse.
À défaut de conventions plus favorables, c’est le salaire, la somme des avantages en nature et les primes découlant du travail direct du salarié qui sont considérés comme base de calcul du montant horaire.
Les primes pour risque ou froid, de travail la nuit, d’astreinte, du dimanche, d’assiduité doivent donc être compris dans le calcul des heures supplémentaires. Néanmoins celles d’ancienneté, de panier et de frais professionnels ne sont pas considérées. S’agissant de celles de production elles interviennent aussi dans le calcul si elles sont subordonnées à un rendement (individuel ou collectif).
Il faut noter que les heures supplémentaires ne sont pas nécessairement payée pécuniairement. Elles peuvent être remboursées par un repos compensatoire de remplacement en partie ou dans leurs totalités. Cela peut être convenu dans les accords d’entreprise, de branche ou d’une convention. Si aucun accord ne le stipule alors les durées du repos sont à 1heure 15 pour la majoration de 25% et à 1h 30 pour celle de 50%.
Quels sont les effets des heures supplémentaires par rapport au bulletin salarial ?
Les heures supplémentaires étant obligatoirement inscrites dans le bulletin salarial, elles ont de ce fait des effets et se remarquent au niveau du système social, et fiscal.
Effet au niveau du système social
Depuis le début de l’année 2019, les heures supplémentaires bénéficient d’une diminution des cotisations sur salaire à 11,31%. Quant aux cotisations patronales, seules les structures comprenant moins de 20 employés ont droit à une déduction de ses cotisations à un taux de 1,5% à chaque heure supplémentaire. Dans le cas où l’établissement dispose de plus de 20 employés, il bénéficiera de cette déduction seulement pendant 3 années.
Effet au niveau du système fiscal
Les heures supplémentaires sont défiscalisées depuis 2019 quand elles n’excèdent pas 5000€ l’an. Au delà de cette limite, elles sont assujetties au paiement de l’impôt sur revenu et par conséquent, doivent être obligatoirement déclarées.
Quelles sont les restrictions relatives aux heures supplémentaires ?
Même si l’employeur est autorisé à demander à son employé de faire des heures en plus, il ne doit pas dépasser une certaine durée. Ainsi l’employé ne doit pas faire plus que 48 heures chaque semaine ou plus de 44 heures pour 12 semaines. Mais, cette limite peut être dépassée jusqu’à un maximum de 46 h en 12 semaines à condition qu’une convention, un accord d’entreprise ou de branche le prévoit. C’est également le cas dans les situations d’exceptions où les heures supplémentaires peuvent aller à 60 heures la semaine.
Quels sont les sanctions prévues par la loi en cas de litiges en rapport avec les heures supplémentaires ?
La loi n’autorise pas le refus de l’employé d’honorer les heures supplémentaires lorsque son employeur le lui demande pour les besoins de l’entreprise. À moins de justifier d’un motif valable et légitime comme par exemple des heures supplémentaires impayées.
Le refus de faire des heures supplémentaires peut être également légitime si votre employeur ne vous informe pas d’avance assez tôt. La loi n’a pas prévu de délai pour cela mais le bon sens voudrait qu’il ne soit pas trop bref ( au moins 1 semaine avant).
Un employé qui refuse sans raison d’effectuer des heures supplémentaires demandées par l’employeur peut se faire licencier. Ce licenciement est considéré comme légitime et légale par la Jurisprudence.
Aussi, l’employeur ne peut exiger des heures supplémentaires à l’employé dans le but de le sanctionner. S’il le fait, ce dernier se met dans une position d’illégalité alors le salarié peut vouloir une rupture du contrat de travail quelque soit la forme aux détriments de l’employeur. Pour ce faire il doit demander un acte notifiant la rupture. Pour avoir gain de cause devant la justice, sa demande d’acte pour rompre doit se faire dans les plus brefs délais au risque qu’elle soit taxée d’injustifiée.
Mon Intranet, le logiciel qui calcul les heures supplémentaires et la récupération
Avoir un logiciel de gestion des heures est indispensable pour les collectivités ou bien les entreprises qui emploient du personnel avec des astreintes. C’est pourquoi, un logiciel qui comptabilise toutes les heures légales et supplémentaires est nécessaire pour être au point.
Disposer d’un logiciel de gestion des heures supplémentaires permet de mettre en place un suivi individualisé sur le temps de travail de tous les salariés. Notamment, quand il y a des boucles entre les salariés. En outre, les grandes entreprises comme Danone ont des personnes en astreinte qui ont nécessairement un travail en heures supplémentaires. C’est pourquoi, ce logiciel aide grandement les responsables RH à la gestion du temps de travail en entreprise.
Grâce à des fonctionnalités informatiques, chaque salarié est suivi avec une grande précision. En effet, le calcul des heures supplémentaires est réalisé dans le logiciel et ouvre le droit à la récupération des heures supplémentaires. En outre, le responsable RH sera parfaitement au courant de tout ce qu’il se passe dans la gestion du temps de travail.
En France, les heures supplémentaires donnent le droit à des RTT ou des jours de repos en plus. Tout cela est programmable dans le logiciel. Bien entendu, il faut rentrer les bonnes données en fonction de sa branche. Puisque ce sont les secteurs qui régulent les heures supplémentaires avec des exceptions.
En outre, si un hôtelier prend en main le logiciel mon intranet, il aura quelques indicateurs à mettre en vigueur sur la majoration des heures supplémentaires et des jours de récupération. Tout cela en respectant l’accord de branche. Il en va de même pour tous les autres secteurs. Grâce au logiciel, il y a un suivi pertinent qui permet d’être en règle avec la loi et sa branche.
